Впровадження електронних товарно-транспортних накладних (Е-ТТН) заплановано на 1 серпня 2023 року. Сама ідея абсолютно вірна, і її реалізація принесе реальні вигоди у вигляді економії часу та грошей, а також підвищить оборотність коштів для всіх учасників зернового бізнесу. Однак, як і у будь-якого нового проекту, ця ініціатива має свої «дитячі хвороби»

У двох словах про загальну схему роботи Е-ТТН

Головним елементом проекту є Центральна база даних (ЦБД), що знаходиться під управлінням Міністерства інфраструктури України (МІУ) та призначена для зберігання всіх електронних товарно-транспортних накладних. Взаємодія з ЦБД здійснюється через сертифікованих провайдерів. Хоча у проекті зацікавлено багато провайдерів, на червень 2023 року лише дві компанії – EDIN та ПТАХ пройшли сертифікацію

Усі учасники перевезень можуть працювати лише із сертифікованими провайдерами. Незалежно від вибраного провайдера, всі вони будуть використовувати ЦБД для роботи з Е-ТТН. Різниця між провайдерами полягає в їхній ціновій політиці та додаткових сервісах, що надаються клієнтам.

Будь-який учасник перевезення має можливість створювати електронні товарно-транспортні накладні: відправник вантажу, перевізник і вантажоодержувач. Однак підписання накладної відбувається в суворій послідовності: спочатку відправник вантажу, потім перевізник (водій) і, нарешті, вантажоодержувач.

У цій статті ми хочемо поговорити про деякі складнощі, які можуть виникнути при впровадженні Е-ТТН у зерновому бізнесі та про те, що потрібно зробити заздалегідь, щоб їх уникнути.

Особливості внесення значень зважувань у ТТН під час перевезення зернових

Основна складність у тому, як вносити вагу в Е-ТТН. Це, до речі, стосується і перевезень взагалі насипних та наливних вантажів, наприклад, олії.

Давайте розглянемо схему роботи під час перевезення зерна зі складу фермера на елеватор чи портовий термінал. Як вона працює з паперовими ТТН зараз і як, на наш погляд, вона має працювати з електронними ТТН.

1. Насамперед, створюється «чернетка» Е-ТТН. Його за правилами може створювати будь-хто: відправник вантажу (фермер; лінійний елеватор, що відвантажує зерно; трейдер і т.д.), перевізник або вантажоодержувач, але тільки в тому випадку, якщо всі вони працюють з одним провайдером. Так як ця ТТН ще не підписана відправником вантажу, а, значить, не зареєстрована в ЦБД і її можуть бачити тільки ті, хто працює з одним провайдером.

Отже, в цій «чернетці» може не бути даних по вазі, тому що їх просто поки що ніхто не знає, і даних по машині та водієві, оскільки не завжди відомо, яка машина прийде під завантаження. Цю ТТН ніхто ще не підписує і вона не зареєстрована в ЦБД.

Як варіант, у системі провайдера можна зробити функцію прийому даних по «чернетках ТТН» із зовнішнього файлу – найпростіше з Excel-файлу. Щоб відправник вантажу не вручну вносив ці дані, а приймав їх з наданого іншими учасниками перевезення файлу і цей процес прийому даних був задокументований в системі для виключення «людського фактора».

2. Коли вже реальна машина приїжджає під завантаження, то в Е-ТТН вноситься інформація щодо неї та водія, якщо її не було в «чернетці». Далі машина заїжджає на ваги та знімається вага тари. Завантажується зерно і машина знову зважується на вагу брутто. Відповідно обчислюється вага завантаженого зерна – вага нетто як різниця брутто та тари.
3. Після внесення всіх трьох ваг відправником вантажу, Е-ТТН підписує спочатку відправник вантажу, а потім водій.

Ось тут важливий нюанс. У Е-ТТН потрібні саме три ваги: вага порожнього автомобіля (вага тари), вага завантаженого автомобіля (вага брутто) та вага самого зерна (вага нетто), який розраховується автоматично як різниця брутто та тари. Це потрібно для виключення «людського фактора» та «полегшення життя» відправнику вантажу – ну не будуть же вони в стовпчик або на калькуляторі рахувати вагу нетто.

4. Якщо учасники перевезення обслуговуються в різних провайдерів, то ТТН повинен створити відправник вантажу, якому інші учасники повинні надати всі дані для неї і підписати її першим. Тільки після цього її побачать усі інші. Він же повинен додати до неї і всіх, на користь кого проводиться це перевезення, але з її учасників. Наприклад, трейдера, який виступає посередником між фермером та експортером, портовий термінал, що перевантажує зерно в порту з машини в квоту експортера або іншого квотоутримувача, щоб вони могли бачити «що до них їде» тощо..
5. Зерновоз їде до кінцевої точки маршруту, наприклад, до портового терміналу.
6. У точці розвантаження (термінал, порт, елеватор тощо) зерновоз спочатку зважується на вагу брутто, розвантажується і зважується на вагу тари. Таким чином, у Е-ТТН знову ж таки потрібні 3 ваги з точки розвантаження: тара, брутто та нетто.

Тобто, потрібні всі три ваги окремо: тара, брутто та нетто в точці навантаження та окремо в точці розвантаження. Чому? Тому, що це дозволить уникнути зловживань, про які в цій статті ми міркувати не будемо, і виключить створення акту розбіжностей за вагою, який має складатися водієм у разі, якщо вага під час перевезення змінилася. І якщо поле «вага нетто» буде в ТТН одне, а вага змінюється дуже часто, складання таких актів для водіїв буде постійним.

Причому вноситися в Е-ТТН вручну або автоматично (через API, що надається провайдерами) із системи обліку відправника вантажу (вантажоодержувача) після зважувань, повинні тільки вага тари та брутто. Так само і редагуватися можуть лише ці дані. Вага нетто повинна вираховуватись автоматично та виключати можливість редагування.

Проблема в тому, що на нинішньому етапі (червень 2023 року) у Е-ТТН є не всі поля. І ці поля ЦБД треба запроваджувати.

Адже не дарма вага тари та брутто вже давно існують у паперовій ТТН.

Ще один життєвий нюанс.. Насправді на багатьох підприємствах стоять двоє терезів. Одні на в’їзді, на яких при навантаженні зважується порожня машина (вага тари), а при розвантаженні – брутто. А інші терези на виїзді. На них, навпаки, під час навантаження зважують брутто, а при вивантаженні – вага тари.

При використанні паперової ТТН, на підприємствах де немає автоматизованої системи обліку, до неї на перших терезах записували одну вагу, а на других терезах іншу і при виїзді машини водій отримував уже готову ТТН.

Навіть якщо терези одні, то першу вагу потрібно десь записувати та зберігати, до того моменту, як буде готова ТТН.

Для підприємств, на яких стоїть система автоматизації обліку та на яких усі дані із терезів автоматично зчитуються та вносяться до АСУ, відсутність у Е-ТТН поля «Вага тари» не стане критичним, але буде не зручним, оскільки ламається звична схема роботи. А ось для тих, хто не має таких систем – доведеться вписувати ці значення вручну десь у EXCEL-табличках, журналах, якихось «блокнотиках», що створює можливості для зловживань, та й просто «людський фактор» ще ніхто не скасовував.

На наш погляд, дуже важливим буде факт того, що при впровадженні електронної ТТН схема та логіка роботи не відрізнятиметься від паперової, до якої звикли учасники зернового ринку.

Які ще виникають думки при впровадженні Е-ТТН для перевезення насипних вантажів

1. Розробники систем обліку для елеваторів, портових терміналів, МЕЗ тощо. повинні вже зараз починати доопрацьовувати свої системи до роботи з Е-ТТН.

Прості приклади:

Перше. Якщо раніше ТТН формувалася в обліковій системі і вона просто роздруковувалась, то тепер її потрібно створити як Е-ТТН. Причому це може бути і як «чернетка», коли ще не відомий номер машини, завантажена вага і коли вже відомі всі дані для створення реальною ТТН.

Друге: Якщо вага тари і брутто вноситься в систему обліку, причому не важливо як, вручну або автоматично зчитується з ваг, то їх, із використанням API, потрібно передавати відразу і в Е-ТТН. Інакше вийде, що ці дані потрібно переносити вручну в кабінет Е-ТТН. І уявіть, як це робитиме співробітник, який відповідає за роботу з ТТН. Він повинен постійно перемикатися між різними програмами, не переплутати цифри та правильно внести всі дані. А якщо термінал обробляє кілька сотень машин на добу? З роботою у різних кабінетах збільшиться час обробки кожної машини.

Третє. Очевидно, що якщо співробітник вже звик працювати у своїй обліковій системі, то він і повинен у ній же ставити підпис відправника вантажу або вантажоодержувача, що цілком можливо реалізувати, використовуючи API провайдерів.

Четверте. Взагалі всім підприємствам потрібно вже зараз проаналізувати свої бізнес-процеси, системи автоматизації та зрозуміти, що і як у них потрібно змінювати і чим раніше цим зайнятися, тим краще. Непогано про це сказано у статті про досвід впровадження Е-ТТН у АТБ.

2. Ще один важливий момент. Наявність ваги нетто при завантаженні та розвантаженні дозволить уникнути актів розходження ваги, які складалися раніше деякими відправниками вантажів і зернотрейдерами та пред’являлися перевізникам з вимогою відшкодувати збитки, пов’язані з втратою зернових при перевезенні. За наявності цих двох ваг у Е-ТТН це і буде основою для виставлення таких вимог. Погодьтеся, що якщо завантажили 25 тонн, а привезли на вивантаження 24,7 тонни, то хто трейдеру чи відправнику вантажу компенсуватиме втрати при перевезенні і на підставі яких документів? А з Е-ТТН все просто та зрозуміло. Відразу після підпису вантажоодержувача Е-ТТН перевезення вважається виконаним і всі розрахунки між учасниками можуть відбуватися вже за кілька хвилин після цього, що дозволить різко збільшити оборотність коштів як у сільгоспвиробників, так і у трейдерів. Адже тепер не треба буде чекати, коли водій чи пошта доставлять підписані папери.
3. Відправник вантажу списує зерно зі складу за вагою нетто, який був при завантаженні, а вантажоодержувач, відповідно, приходить його на свій склад за вагою нетто при прийманні вантажу. Тому ці дані мають бути у ТТН та бути законною підставою для проведення складських операцій
4. Згідно з нинішніми правилами першим підписує е-ТТН відправник вантажу і тільки після цього вона стає видно всім іншим учасникам перевезення, якщо вони обслуговуються у різних провайдерів. Але це означає, що вся відповідальність за створення ТТН лежить на відправнику вантажу і його співробітнику. І тут цікавий момент: Виходить, що трейдер, який купує як посередник зерно у фермера, повинен повідомити йому, кому він його продасть, якому експортеру (№1), щоб фермер, при створенні ТТН вказав його як вантажоодержувач. А якщо цей експортер (№1) відмовився з якихось причин його приймати, коли воно в дорозі або вже прибуло до нього і трейдер його направлятиме на іншого експортера (№2), то при створенні акта зміни вантажоодержувача фермер і експортер (№1) те саме мають його підписувати? А чи їм потрібні ці проблеми трейдера? Сам трейдер не учасник перевезення та права підпису Е-ТТН та створення акту не має – хоча саме він ініціатор перевезення. Можливо, у ТТН потрібно запровадити ще одного учасника – трейдера, який може впливати на права заміни одержувача, перевізника, а може й вантажовідправника.
   Далі. Якщо співробітник відправника вантажу (завскладу, бухгалтер) помилиться в якихось даних ТТН, які йому передали, наприклад, по телефону, то він нестиме відповідальність за неправильно складений документ (саме тому краще, щоб ці дані вносилися автоматично з ексель-фалу, переданого йому). Він же має підписати акт розбіжностей під час внесення до нього змін. А зерновики працюють цілодобово, на відміну від інших, і, отже, цього фермера чи працівника елеватора «смикатимуть» серед ночі – «давай підпиши акт розбіжності». Просто цікаво, як це відбуватиметься у реальному житті та як уникнути «людського фактора» за такого підходу? Також тут потрібно уважно проаналізувати ролі та права учасників перевезення зі складання різних актів та прав підпису до них для виключення випадків можливого шахрайства.

5. Добре було б у Е-ТТН передбачити додаткові поля, у яких можна зазначити дату і номер контракту чи договору з вантажоодержувачем (вантажовідправником), у межах якого здається це зерно вантажоодержувачу чи здійснюється саме перевезення. Так як трейдер купує зерно у конкретній машині за одним контрактом, а продає його експортеру за іншим договором.
6. Можливо, опціонально, в інформації про машину, яка везе вантаж, повинні бути не тільки її габаритні характеристики, а й характеристики типу кузова: самоскид, бортовий і т.п. Ці дані допоможуть одержувачу заздалегідь знати, як він розвантажуватиме її.
7. Хотілося б розуміти, які гарантії безпеки інформації з погляду її «витікання» пропонують провайдери і ЦБД. Погодьтеся, обсяг інформації в цій базі буде величезний і найцінніший. Практично життя всього українського бізнесу, а не тільки зерновиків, «буде як на долоні». І не дай боже, ця база «ляже» – як працюватиме весь бізнес у такому разі? Також бізнес повинен розуміти свою схему роботи при реальному відключенні електрики та зв’язку.

Впевнений, що МІУ та провайдери мають відповіді на ці питання. Просто хотілося б, щоб і бізнес відповіді на них знав «до», а не «під час» та «після» екстреної події.

8. Часто точаться суперечки щодо водіїв – чи зможуть вони користуватися Е-ТТН чи не зможуть? Як вони підписуватимуть, як працювати, у них «не вистачить розуму освоїти ці підписи», «у полі немає інтернету» тощо.

Перше. Досвід роботи нашої компанії, особливо при впровадженні системи електронної черги для компанії «Луї Дрейфус», свідчить про те, що водії досить швидко освоїли роботу у спеціалізованому WEB-додатку для постановки у чергу та нормально в ньому працюють. Тим більше виходу у них не буде – Е-ТТН рано чи пізно буде впроваджена для всіх перевезень.

Друге. У принципі в роботі водія нічого не зміниться, навпаки, стане навіть краще. Він і раніше ставив підпис у ТТН, що прийняв вантаж до перевезення та відповідає за нього. Але з них зніметься вся паперова тяганина, яка зараз висить на їхніх «тендітних плечах».

Третє. Практично всі вони мають смартфони. Наш досвід показав, що лише 2-3% водіїв їздили із кнопковими апаратами. А у кого не було – перевізники їм купували смартфони «для службового використання».

Четверте. Ось що дійсно важливо, так це те, щоб провайдери зробили простий, зручний та зрозумілий водіям інтерфейс у додатку, що стабільно і надійно працює, з підказками без «розумних комп’ютерних термінів», виклали на ютубі навчальні ролики і т.п. Щоб процес навчання був швидким та ефективним.

Що хочеться сказати наприкінці.

У цій статті ми озвучили лише частину питань, що виникли на ранньому етапі вивчення роботи з Е-ТТН. Думаємо, що у процесі тестування виникнуть і додаткові питання.

Чи не варто МІУ розглянути можливість відкласти впровадження Е-ТТН для аграрних підприємств доти, доки не будуть вирішені всі проблеми, що виникають? Враховуючи, що в цей час буде найбільша активність у сфері перевезень, можливо розумніше розпочати використання Е-ТТН трохи пізніше, але з більш ретельною підготовкою.

Можливо, для вирішення всіх проблем варто створити робочу групу, яка включає експертів ринку, представників великих терміналів, трейдерів та сільгоспвиробників. Ця група, спільно з провайдерами та Міністерством інфраструктури України, може розробити докладну логіку та схему роботи з Е-ТТН у зерновому бізнесі. Інакше з 1 серпня можливий колапс у зернових автомобільних перевезеннях.

Вкрай важливо, щоб Міністерство інфраструктури, відповідальне за впровадження цього проекту, оперативно та ефективно реагувало на проблеми та пропозиції учасників зернового ринку та провайдерів, приймаючи швидкі та обґрунтовані рішення.

Сподіваємось, що МІУ та інші зацікавлені сторони приєднаються до цієї дискусії. Часу до початку запровадження залишається небагато..